A hatékony munkahelyi időgazdálkodás legfontosabb lépései – A dolgozó eredményességét befolyásolja
Szerző: Nagy Andrea 2022.11.10.
Az időgazdálkodás fontosságát a saját bőrünkön érezzük a mindennapok során. Aligha van olyan ember, aki ne sóhajtana fel olykor amiatt, hogy csak 24 órából áll egy nap. Ahhoz, hogy a feladatainkkal haladni tudjunk, általában okos tervezésre és a tervhez való ragaszkodásra van szükségünk. A magánélet és a munka területén is rendkívül lényeges, hogy hogyan osztjuk be az időnket, már csak azért is, mert ha az egyikben megcsúszunk, a kettő közötti, manapság különösen törékenynek tűnő egyensúly könnyen felborulhat.
A sikeres munkavállalót sokszor nem a tehetsége vagy a szorgalma különbözteti meg a többiektől, hanem az időgazdálkodási képessége. Ez egy olyan soft skill, ami lehetővé teszi, hogy a munkát hatékonyan és eredményesen végezzük el, mégpedig határidőre. A jó időgazdálkodási készségek nélkülözhetetlenek, de nem mindenki rendelkezik velük – szerencsére némi elhatározással fejleszthetők.
A munkahelyi időgazdálkodás lépései
Az időgazdálkodás azt a folyamatot írja le, amikor az ember rangsorolja a feladatait, majd eldönti, hogy melyikre mennyi időt szán. Azonban nem csak ennyiből áll: szerves része az is, hogy tudjuk, mikor és hogyan vagyunk a leghatékonyabbak, ehhez pedig önismeret is szükséges. A következő lépések segíthetnek, hogy eredményesebben osszuk be az időnket a munkahelyünkön, sikeresebbek legyünk a munkánkban. Emellett csökkentik a stresszt, növelik az önbizalmat, javítják a munka és a magánélet egyensúlyát, valamint hozzájárulnak a kiégés megelőzéséhez.
Időbeosztás személyre szabása
Természetesen vannak feladatok, amelyek nem tűrnek halasztást, a nap egy adott pontjára el kell készülniük. Ugyanakkor számtalan kisebb-nagyobb tennivaló lehet, amiknél már nagyobb mozgástere van a dolgozónak. Érdemes felmérnie, hogy milyen jellegű munkák hogyan hatnak rá, melyik napszakban tud hozzájuk nyúlni a legeredményesebben. Ha úgy érzi, hogy reggel a legproduktívabb, a több koncentrációt igénylő folyamatokat időzítse ekkorra, a mechanikusabb munkákat pedig hagyja meg az ebéd utánra.
Monotasking
A monotasking azt jelenti, hogy egyszerre egy dologra koncentrálunk. Könnyűnek tűnhet, már csak azért is, mert sokáig ennek az ellentettje, vagyis a multitasking volt a hőn áhított cél. Bármennyire is csodálatra méltó lehet, ha valaki több dologra tud egyszerre figyelni, valójában sokkal hatékonyabb, ha egyetlen dologra összpontosítjuk a figyelmünket és az energiáinkat, majd ha az adott projektet befejeztük, akkor vágunk bele a következőbe.
A feladatok felosztása
Az elvégzendő feladatok áttekintése legyen külön napirendi pont. Érdemes átgondolni és részfeladatokra bontani a nagyobb projekteket, így sokkal kézzelfoghatóbbá és tervezhetőbbé válnak. Jó megoldás, ha a részfeladatokat fel is vezetjük valahova (online táblázatokba, jegyzetfüzetbe), ahol kipipálhatjuk, ha teljesítettük őket. Igen, ezek a töretlen népszerűségnek örvendő to-do listek, vagyis a teendőlisták, amelyek tényleg sokat segíthetnek a produktivitás fokozásában.
Reális célok kitűzése
Az ember hajlamos rá, hogy a realitástól elrugaszkodott célokat és határidőket szabjon magának. Az ilyenkor törvényszerűen bekövetkező kudarc letöri a lelkesedését és még az önbecsülését is megnyirbálhatja. Arról nem is beszélve, hogy a munkavégzés során bénítóan hathat az irreális feladatmennyiség. Jobb, ha kevesebb, de valóban teljesíthető tennivalót osztunk be magunknak.
Zavaró tényezők kizárása
A külső ingerek könnyen elterelhetik a figyelmünket, legyen szó egy kolléga érdeklődéséről vagy a fel-felugró értesítésekről. Míg az egyáltalán nem kivitelezhető, hogy mind a nyolc órát teljes koncentrálással töltsük, fontos, hogy legyenek olyan időszakok, amikor ki tudjuk zárni a külvilágot. Egy zajszűrős fejhallgató, az értesítések némítása, valamint, ha lehetőség van rá, a félrevonulás csodákat tehet. A fókuszált munkavégzésre érdemes kijelölni meghatározott időpontokat, időtartamokat.
Rendszeres szünetek beiktatása
Bár sokan úgy gondolják, hogy akkor a leghatékonyabbak, ha megállás nélkül dolgoznak, valójában szükség van a rövidebb szünetekre a fizikai és a szellemi feltöltődéshez egyaránt. A pihenő után újult erővel, felfrissülve vághatunk bele a munkába.
Pomodoro-technika
A közkedvelt Pomodoro-technika a fentebb felsorolt pontokból többet is egyesít. Lényege, hogy kiválasztunk egy feladatot, majd beállítjuk az ébresztőt, hogy 25 perc múlva jelezzen. Amikor megszólal, rögzítjük, hogy hol tartunk épp az adott projektben, és tartunk 3-5 perc szünetet. Négy ilyen epizód után egy hosszabb, 20-25 perces pihenő következhet. Fontos, hogy a munkára kijelölt időt valóban munkával töltsük! Az időtartamok az egyén preferenciái szerint módosíthatók, a cél az, hogy a keret megmaradjon.
Sokan érzik úgy, hogy kifolyik az idő a kezeik közül, mert nem képesek megfelelően gazdálkodni vele. Az AGORA Intézet Időgazdálkodási tréningjén résztvevők elsajátítják, hogy a tudatosítás sokkal hatékonyabb munkavégzést és több minőségi szabadidőt tesz lehetővé.
