A sikeres üzleti tárgyalás alapvető elemei: a találkozó előtt kezdődik a folyamat
Szerző: Nagy Andrea 2022.10.31.
Az üzleti tárgyalás speciális kommunikációs folyamat, egyesek szerint tudomány, mások szerint művészet. Abban viszont többnyire egyetértenek a szakemberek, hogy a tárgyaláshoz szükséges képességek fejleszthetők. Ez azért is fontos, mert a vállalat sikeressége nagyban függ attól, hogy mennyire hatékonyan áll helyt az ilyen helyzetekben.
A tárgyalás két vagy több fél közötti megállapodásra törekvő, megszabott keretek között zajló megbeszélés, amely nélkül elképzelhetetlen a vállalati működés, ügyintézés. Az adott cég függvényében sokféle lehet, közös jellemző, hogy a felek a saját álláspontjukat kívánják érvényesíteni a folyamat során, ehhez pedig meggyőzési technikák és stratégiák sorát kell alkalmazniuk. A tárgyaláson ideális esetben mindkét fél nyer, azonban az, amelyik sikeresebben tudta képviselni a saját érdekeit, általában jobban jár. Hogy valaki igazán az üzleti kommunikáció mesterévé váljon, gyakorlásra van szükség.
Hogy lesz sikeres az üzleti tárgyalás?
A tárgyalás valójában már a résztvevők találkozása előtt kezdődik, ugyanis az egyik legfontosabb összetevő az alapos felkészülés, amelynek köszönhetően az asztal mellett már kevésbé érhetik váratlan meglepetések a feleket. A meeting során alapvető a kölcsönös bizalom elnyerése, az álláspontok tisztázása, az alkudozás, szerencsés esetben a kompromisszumkötés, végezetül pedig a megállapodás. Az asztaltól való felállás sem jelent lezárást, az utánkövetés része az elért eredmények áttekintése, a tanulságok levonása és ha szükséges, az együttműködés előkészítése. Cikkünkben sorra vesszük, hogy a sikeres üzleti tárgyaláshoz egyebek mellett mit érdemes még szem előtt tartani.
Minden a felkészüléssel kezdődik
A tárgyalásra való felkészülést nem lehet túlzásba vinni. Minél több energiát fordít erre a lépésre, annál jobb helyzetben találhatja magát az összejövetel alatt. Fontos például alaposan utánanézni a másik félnek, a korábbi megállapodásainak, a vállalat célkitűzéseinek, hitvallásának, termékeinek és szolgáltatásainak. Elöljáróban nem árt átgondolni az ügylet dinamikáját sem: ki akarja jobban tető alá hozni az üzletet? Kinek milyen alternatívák állnak a rendelkezésre? Milyen lehetőségei vannak a másiknak? Fejben javasolt lejátszani a találkozó várható menetét, különös hangsúlyt fektetve a tárgyalópartner lehetséges reakcióira.
Célok tisztázása
Ameddig nem teljesen tiszták a tárgyalás céljai, nem is érdemes sort keríteni rá. A felkészülés részét képezi annak az áttekintése is, hogy pontosan mit várunk a találkozótól, milyen kimenetelre számítunk, mi az, amiből nem tudunk engedni, illetve melyek azok a területek, ahol engedményeket hozhatunk, ha úgy jön ki a lépés. Mindezek fontos viszonyítási pontok lesznek a találkozó alatt, amiket figyelembe kell venni.
B-terv
Az előzetesen megfogalmazott célokat is alakítani kell olykor az adott szituáció függvényében, ami találékonyságot és rugalmasságot igényel. A teljes spontaneitás ugyanakkor általában nem megengedhető az üzleti tárgyalás során, így ajánlott többféle tervvel, forgatókönyvvel készülni a beszélgetésre, illetve megállapítani, hogy mi az a minimális elvárás a tárgyalással kapcsolatban, amelynek teljesülnie kell a megállapodás megkötéséhez.
Legyen professzionális
Bár mindkét fél a saját érdekeit képviseli, az összejövetelen ideális körülmények között barátságos hangulat uralkodik. Ugyanakkor fontos megőrizni a találkozó professzionális, udvarias jellegét. Az együttműködő, pozitív hangvétel nagyobb eséllyel vezet kölcsönösen kielégítő eredményhez, illetve akár hosszú távon is jól működő munkakapcsolathoz.
Zavartalan figyelem a tárgyalás alatt
Alapvetőnek tűnik, hogy a résztvevők odafigyelnek egymás mondanivalójára, a valóságban mégis sokszor itt siklik ki a folyamat. Ha valaki csak a saját közlendőjével van elfoglalva, könnyen azon kaphatja magát, hogy nem érti a másik gondolatmenetét. A figyelmes hallgatóság ráadásul könnyebben el is nyeri a beszélgetőpartnere bizalmát, ami például egy üzletkötéskor vagy az együttműködés alapjainak lefektetésekor egyáltalán nem mellékes szempont. Tegyen fel tisztázó kérdéseket, időről időre foglalja össze a hallottakat, ezzel nem csak saját magát segíti, a másikat is biztosítja az őszinte érdeklődéséről.
Az AGORA Intézet személyre szabott tárgyalástechnika tréningjérőlA résztvevők megismerik és begyakorolják a 21. századi tárgyalási technikákat és taktikákat, amelyeket a munkájukban sikerrel alkalmazhatnak majd. Releváns, jól hasznosítható tudást szereznek a tárgyalási folyamat minden összetevőjéről. A megszerzett ismeretek birtokában hatékonyabban fogják képviselni a szervezet érdekeit, nagyobb eséllyel és jobb feltételekkel kötnek szerződéseket. A tanult módszerek közül kiválaszthatják a személyiségüknek és a munkakörüknek leginkább megfelelőt. Bővebb információkat a tréningről itt talál.
