A meetingekről többnyire az az általános vélekedés, hogy időpazarló tevékenységek, és inkább megszokásból tartják őket, mintsem valódi, gyakorlati okokból. Számos eset van, amikor egy témakör megbeszéléséhez bőven elegendő egy telefonhívás vagy egy üzenetváltás is. Mégis, a legtöbb szervezet működéséhez nélkülözhetetlen időről időre a meeting. A kérdés tehát inkább az, hogy hogyan lehet valóban hatékony. Léteznek olyan szabályok, amelyek betartásával a felesleges teherből konstruktív találkozó lesz?
Az értekezlet a vállalatok életében számos funkciót tölt be. Nemcsak a tájékozódás, tájékoztatás és közös döntéshozás terepe, hanem a csapattagok találkozásáé is. Amennyiben jól művelik, képes a munkavállalók elkötelezettségének növelésére. A megbeszélések sokfélék lehetnek, rendszerességük, illetve a résztvevők száma szerint is csoportosítani lehet őket. Közös bennük, hogy ha hatékonyak, akkor valóban értékes eredményeket hoznak. Tartalmas beszélgetésekkel, jó energiákkal és a jelenlévők aktív részvételével zajlanak.
Hatékony meeting szabályai
Ahhoz, hogy hatékonyak legyenek a meetingek, érdemes néhány tényezőt, ha úgy tetszik, szabályt szem előtt tartani, illetve a gyakori hibákat elkerülni.
A meeting céljának meghatározása – Az első, egyben legfontosabb teendő mindig a találkozó céljának, céljainak meghatározása. Ha ez elmarad, és csak megszokásból ül össze a csapat, nagy a veszélye annak, hogy nem lehet eredményt felmutatni a meeting végén. A találkozó előtt érdemes átgondolni, hogy miért gyűlünk össze, mire számítunk, milyen eredményeket várunk.
A menetrend megtervezése – Egy valóban érdekes és eredményes meeting létrehozásához nem elegendő előre kigondolni és feljegyezni néhány témakört. Kreativitást és megfontoltságot igényel annak a kitalálása, hogy konkrétan mi, mikor és hogyan kerüljön megbeszélésre. Ideális esetben a meeting érdekes, leköti a résztvevők figyelmét és az aktív részvételükre is épít.
A megfelelő emberek meghívása – Gyakori hiba, hogy túl sok ember van jelen a meetingen, olyanok is, akiknek nem lenne feltétlenül szükséges ott lenniük. Ha nem olyan a téma, ami tényleg érintené őket, nemcsak unatkozni fognak, hanem az értékes munkaidejük pazarlásának is fogják érezni az eseményt – joggal.
Hatékony nyitás – A nyitáson sok múlik, már ekkor fel kell kelteni a résztvevők figyelmét. Fontos előrevetíteni az összejövetel célkitűzéseit, az érintendő témaköröket.
Alapszabályok lefektetése – Szintén a meeting elején érdemes ismertetni az alapszabályokat is. Olyan egyszerű dolgok tartozhatnak például ide, mint az időtartam, a mobiltelefon- vagy laptophasználat kérdése, és az, hogy egyszerre csak egy ember beszél.
Következetesség – Az előzőleg meghatározott napirendi pontokhoz, témakörökhöz ragaszkodni kell. Felmerülhet sok jó ötlet, megvitatásra váró kérdéskör, de ezeket jobb feljegyezni és egy következő alkalommal elővenni, hogy hatékony maradjon a megbeszélés.
Az elhangzottak rögzítése – A meetingen elhangzó legfontosabb dolgokat érdemes rögzíteni, a jegyzet fontos hivatkozási alapot jelenthet a későbbiekben.
Az AGORA Oktatási Intézet Értekezletvezetés programján a résztvevők minden szükséges eszközt megkapnak ahhoz, hogy időhúzás nélküli, valóban hatékony és eredményes meetingeket tarthassanak. A képzésről bővebb információt itt talál.
Képek: fauxels, Christina Morillo/Pexels.